CAON

APPEL A CANDIDATURES

N°TG/FED/PASJ/CAON/PERS/002

Dans le cadre de la mise en œuvre du nouveau Projet d’Appui au Secteur de la Justice (PASJ), le Ministère de la Planification du développement, Ordonnateur National du Fonds Européen de Développement (FED), envisage le recrutement pour le compte de l’Unité de Gestion dudit projet d’un (1) Coordonnateur, Régisseur des devis programmes de la composante du projet dénommée « appui aux corps de contrôle » et de deux (02) Comptables pour les composantes « appui aux corps de contrôle » et « appui à la Justice ».

 Missions et responsabilités du Coordonnateur, Régisseur des DP.

Le Régisseur des Devis Programmes (DP) de la composante « appui aux corps de contrôle » est chargé, d’assurer la coordination des activités du projet en vue de la meilleure absorption des ressources allouées et la qualité des résultats. Il contribue donc à la préparation et au suivi physique et financier de ces activités.

Il assure également l’atteinte des résultats préalablement définis et répondant aux critères de pertinence, d’efficacité, d’efficience et de durabilité du projet. A cet effet, il rend compte aux structures de tutelle et à l’Ordonnateur National (ON) de l’évolution du projet et prépare, à leur approbation les rapports d’activités et financiers des Devis Programmes.

De manière spécifique, il assume les missions suivantes :  

• La coordination du fonctionnement de l’Unité de Gestion (management et pilotage de l’UGP) ;
• la participation aux réunions techniques au niveau des structures de tutelle, et à la Délégation de l’UE sur l’état d’avancement du projet dans un souci de visibilité et de transparence;
• la préparation, en collaboration avec les structures de tutelle et des acteurs concernés du plan d’actions pour l’atteinte des objectifs du projet ;
• l’élaboration, avec le comptable et le personnel de l’UGP, des DP pour la mobilisation des ressources du FED conformément au plan d’actions défini ;
• l’élaboration des mémoires de dépenses et des demandes de réapprovisionnement ;
• la préparation des dossiers pour les réunions du Comité Technique de Suivi (CTS), du Comité interinstitutionnel et du Comité de Pilotage (COPIL) du projet.

Attributions

En vue de réaliser ces missions, le Régisseur devra :

• Promouvoir le dialogue entre les acteurs et respecter le calendrier de mise en œuvre des DP et des engagements spécifiques ;
• assurer le suivi du cahier de charges de l’assistance technique international et /ou régionale, en rapport avec le programme des activités prévues dans les DP ;
• mettre en place et respecter le planning et le chronogramme des activités du projet ;

• assurer le contrôle qualité des résultats pour chaque activité ;
• promouvoir la visibilité par, entre autres, la diffusion des résultats obtenus par le projet conformément aux obligations du FED ;
• organiser des réunions de coordination et d’information des bénéficiaires du projet ;
• préparer avec tous les acteurs concernés, des réunions de coordination du projet et les sessions des différents comités techniques de suivi et de pilotage du projet ;
• préparer les rapports de progrès des activités suivant les besoins du suivi ;
• assurer la mise en œuvre des recommandations des réunions du Comité Technique de Suivi, du Comité interinstitutionnel et du Comité de Pilotage ;
• veiller à la mise en place et à l’application d’un système comptable informatisé respectant les normes SYSCOHADA pour la gestion du projet.

Pour la  gestion des fonds en régie et des engagements spécifiques, il s’agit de :

• La préparation des DP en collaboration avec le comptable ;
• la mise en œuvre et le suivi des activités des DP et les engagements spécifiques (ES) ;
• l’élaboration en collaboration avec le comptable et les services bénéficiaires des dossiers d’appel d’offres pour les services, fournitures et travaux ;
• le suivi des contrats financés par les DP ou en engagements spécifiques ;
• la réception des travaux, des fournitures et le contrôle qualité des marchés de services ;
• le contrôle et l’exécution des opérations d’engagement des dépenses ainsi que d’ordonnancement des paiements et des recouvrements en collaboration avec le Comptable ;
• la vérification, pour chaque facture, la demande de paiement, état ou décompte, de la conformité aux contrats correspondants ;
• la co-signature, avec le Comptable, des chèques, des ordres de virement ainsi que des autorisations de décaissement ;
• le respect des procédures FED tout au long du cycle de gestion du projet ;
• la proposition et la soumission à la signature de l’ON, des comités d’évaluation des offres et des rapports d’évaluation de ceux-ci ;
• la signature de contrats de fournitures, de travaux et de services, lorsque la Régie est le pouvoir adjudicateur ;
• la préparation, à la signature de l’ON et à l’endossement de la DUE, des contrats de fournitures, de travaux et de services, lorsque l’ON est le pouvoir adjudicateur ;
• la participation aux missions de supervision, sur le terrain, des réalisations des DP ;
• la coordination des réceptions provisoires et définitives des  travaux et fournitures ;
• la coordination des missions d’études et validation des rapports ;
• la préparation et la participation aux  réunions des comités de pilotage du projet ;
• l’appui aux missions de monitoring et d’évaluation des programmes et projets, ainsi qu’au suivi de la mise en œuvre de leurs recommandations.

Profil de poste

Formation

Diplôme d’études supérieures (BAC + 5) dans le domaine du management, de la gestion de projet, du droit, de la planification, de l’économie de développement, d’audit et contrôle de gestion ou équivalent.

Expérience professionnelle générale

• Expérience générale d’au moins 10 ans dont 5 dans un poste similaire (coordination, direction, management de projet etc.) ;
• Expérience d’au moins 3 ans dans le domaine de la gestion des projets et programmes de développement ou équivalent ;
• Bonne connaissance des procédures des bailleurs de fonds (UE, Banque Mondiale, PNUD…) ;
• Maîtrise de l’environnement Windows et de la suite Microsoft Office.

Expérience spécifique

• Avoir une expérience d’au moins 5 ans dans la gestion et la supervision d’équipes pluridisciplinaires ;
• Avoir une connaissance avérée des institutions de contrôle et d’audit dans le secteur public ;
• Disposer d’une solide expérience en matière de contrôle de la gestion des finances publiques ;
• Avoir une bonne connaissance de l’administration publique au Togo ou en Afrique subsaharienne.

Capacités et qualités

• Capacité de négociations et de relations publiques ;
• Pro activité et esprit d’initiative ;
• Bonne aptitude à la communication ;
• Bonne capacité rédactionnelle ;
• Bonne connaissance de l’environnement de la coopération au développement avec l’UE.
• Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire et sous pression ;
• Capacité d’écoute, sens de l’intégrité et de recherche de l’intérêt commun.

B- Missions et responsabilités des (2) Comptables des Devis Programmes

Mission

Placé sous la supervision du Coordonnateur, Régisseur des Devis programmes d’une des deux composantes « appui aux corps de contrôle » et « appui à la justice », le (la) Comptable a pour principale mission d’assurer la comptabilité budgétaire et financière du projet.

Le (la) Comptable organise sa mission sur la base d’un programme d’activités intégré et d’un budget constituant les devis-programmes du Projet.

A ce titre il (elle) sera chargé(e) de : (i) garantir la tenue d’une comptabilité selon les normes en vigueur et le système informatisé de gestion utilisé par les projets FED, et (ii) fournir des données comptables fiables et transparentes avec la production d’états financiers réguliers et sincères conformes aux normes régionales (SYSCOHADA) dans le respect des procédures FED.

Cadre de collaboration

Au titre de ses responsabilités, le (la) Comptable est tenu d’apporter sa pleine collaboration au Régisseur du projet dans le cadre de la supervision des activités à mener, et de fournir toute information nécessaire à l’examen de la situation comptable du projet.

Tâches

Pour la réalisation de sa mission, le (la) Comptable aura pour tâches essentielles de :

• Appliquer le système de gestion comptable et financière informatisé ;
• assurer les passations de marchés et octrois de subventions conformément aux procédures FED ;
• assurer les tâches quotidiennes ;
• préparer la paie du personnel du projet ;
• vérifier et exécuter les paiements après leur ordonnancement par le Régisseur ;
• s’assurer de l’éligibilité des dépenses en régie ;
• saisir le budget du devis-programme du projet selon le plan comptable en vigueur ;
• assurer la gestion des comptes de trésorerie du projet selon les procédures FED ;
• tenir les journaux de trésorerie et procéder à la comptabilisation des opérations effectuées par banque et par caisse ;
• procéder à la comptabilisation des opérations d’achats de biens et services et de consommables, des frais de mission, etc. ;
• procéder à l’édition mensuelle des états comptables (balance générale et journaux) ;
• procéder à l’établissement du rapprochement bancaire et du procès-verbal de caisse ;

• élaborer les mémoires de dépenses et les dossiers de justification des paiements, ainsi que les demandes de réapprovisionnement et d’apurement, incluant un inventaire actualisé des immobilisations du projet ;
• établir les rapports financiers d’exécution du devis-programme ;
• préparer et documenter les audits financiers du projet ;
• participer à la préparation des devis-programmes quant à leurs aspects budgétaires et financiers ;
• gérer les stocks de fournitures et le matériel roulant.

Résultats

• Production des états comptables dans les délais ;
• Production des rapports financiers dans les délais ;
• Tenue à jour de la Liste du personnel ;
• Tenue à jour d’un état valorisé des immobilisations;
• Etablissement de procès-verbaux mensuels de caisse;
• Production d’états mensuels de rapprochement bancaire.

Profil de Poste

Le (la) Comptable, de nationalité togolaise devra satisfaire aux critères suivants :

Formation

Formation universitaire (BAC+4) minimum en comptabilité et gestion, ou finance.

Expérience professionnelle

• Expérience professionnelle générale prouvée d’au moins 6 ans ;
• Expérience dans un programme de développement, un organisme international, une ONG de développement serait un atout ;
• Très bonne connaissance et bonne pratique de l’outil informatique (Microsoft Office) et d’au moins un logiciel de comptabilité.

Expérience spécifique

• Avoir assuré la gestion comptable d’un projet de développement au moins pendant 4 ans ;
• Avoir la pratique de l’utilisation d’un logiciel de gestion comptable et financière ;
• La connaissance des procédures FED est un atout ainsi que ;
• l’expérience dans un cabinet d’audit.

Capacités et qualités

• Très bonne capacité d’organisation et de méthode ;
• Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
• Bonne capacité rédactionnelle.

COMPOSITION DES DOSSIERS ET RECEPTION DES CANDIDATURES

Pour chacun des trois postes, le dossier de candidature comprendra :

• une lettre de motivation
• un curriculum vitae
• une copie certifiée conforme des diplômes et autres documents démontrant les aptitudes et qualification des candidats
• une copie légalisée des attestations et certificats de travail
• au moins trois références (nom, prénoms, n° de téléphone/fax et e-mail) dont celle du dernier employeur du candidat
• le cas échéant, les copies des lettres de recommandation/références pourraient constituer une plus-value pour le dossier.

Le dossier complet de candidature, portant la mention « Appel à candidatures N°TG/FED/PASJ/CAON/PERS/002 pour le poste de (…à préciser) » devra être envoyé ou déposé sous pli fermé au plus tard le vendredi 06 novembre 2015 avant
12 heures GMT à l’adresse suivante : Cellule d’Appui à l’Ordonnateur National du Fonds Européen de Développement (CAON – FED) Ministère de la Planification du Développement. 4^ème étage du CASEF côté plan, porte 424 ; BP : 943 (Tél. 22 35 30 98/22 35 36 30) Lomé-Togo.